Svi akteri projekta 
(staheholders) 

Glavni cilj uvodnog sastanka projekta je upoznavanje projektnog tima sa projektom, pregled/analiza dokumenta projektnog okvira i dobijanje podrške od svih učesnika u projektu. Pregleda se proces upravljanja promjenama, odvija se obuka o softveru za upravljanje projektima i raspravlja se o projektnom procesu i očekivanjima.  
Zapisnici sa sastanka će biti dokumentovani. 

Na kraju iniciranja projekta i početka planiranja projekta. 

Sastanak 

Kompletan projektni tim. 

Za pregled detaljnih planova: 
Zadaci, Stavke akcije, Promjene, Zahtjevi... 

Redovno zakazani sastanak. Nedeljno se preporučuje. 

Sastanak sa standardizovanim dnevnim redom i trajanjem, vodi menadžer projekta. 

Sponzor i menadžer projekta. 

Informisanje sponzora o statusu i o kritičnim pitanjima. Prilika za traženja odobrenja za izmjene projektnog plana (okvira). 

Redovno po rasporedu (kalendaru). Preporučuje se svake dvije nedelje ili mjesečno. Može se zakazati po potrebi kada se problemi ne mogu riješiti ili kada je potrebno razgovarati o promjenama. 

Sastanak (rukovodstvo i članovi stručnih sužbi) 

Ciljana aplikacija 
korisnika 

Pozovite određene ključne korisnike aplikacije u da učestvuju u procesu razvoju projekta. 

Redovno zakazani sastanak: predstaviti projektne promjene i druge  povratne informacije. 

Sastanak 

Korisnici aplikacije 

Formulišite slučajeve upotrebe sa korisnicima aplikacije, koji će pomoći da se osigura spoznaja da su zahtjevi ispravni i da se mogu razviti procesi testiranja. 

Po potrebi tokom projekta kako bi se poboljšali zahtjevi i osigurale potrebni podaci. 

Sastanak 

Korisnici aplikacije 

Obavijestite korisnike o promjenama postojeće aplikacije 

Dvije nedelje prije implementacije ili ranije. 

Ciljana komunikacija putem e-pošte korisnicima 

Posebne fokus grupe, krajnji korisnici ili ključni akteri projekta 

Za dobijanje informacija od određenih grupa i informacijama o statusu projekta. 

Po potrebi demonstriranje funkcionalnosti i pravovremeno primanje povratnih informacija 

Prezentacija i diskusija 

Organizaciona cjelina 

Prenesite opšte informacije kampusuo nadolazećim promjenama 

Dva mjeseca prije zahtjeva za promjenama; Dvije nedelje prije implementacije promjena.

E-poruka / najave ... 

Korisnici aplikacije, 
Organizaciona cjelina 

Dokumentujte i komunicirajte.  
Često postavljana pitanja. 
Pitanja o promjenama aplikacije. 

Dva mjeseci prije implementacije; 
Ažurira se svake dvije nedelje. 

Web stranica 

Izvršni sponzor(i) i menadžer projekta 

Informisanje sponzora o statusu i razgovar  o kritičnim pitanjima. Tražite odobrenje za izmjene projektnog plana. 

Redovno na rasporedu. Preporučuje se mjesečno ili tromjesečno. Po potrebi kada se problemi ne mogu riješiti ili je potrebno izvršiti promjene u Planu projekta. 

Sastanak sa standardizovanim dnevnim redom i trajanjem. 

Projektni menadžer i projektni tim, ključni akteri i sponzori 

Održavanje sastanka nakon revizije projekta će predstavlja posljednje okupljanje kako bi osigurali da nema otvorenih problema.  
Podršku pruža i forum za pregled lekcija naučenih tokom projekta. Učesnici projekta će biti zamoljeni da popune našu anketu na kraju projekta. 

Kraj projekta ili kraj glavne faze 

Sastanak sa standardizovanim dnevnim redom i trajanjem