Try Odoo
Projektni scenariji korišćenja Odoo Projekata sa integrisanim PMI standardom
Scenario 1: Inicijacija novog projekta
Korisnik: Podnosilac projektne inicijative
1. Podnosilac se prijavljuje u PM aplikaciju i bira opciju "Novi projekat"
2. U formi standardizovanog obrazaca (templejta) "Projektni zahtjev" u unosi potrebne podatke o projektu.
Očekivani rezultat: Jednostavna digitalna forma i procedura za unos podataka o potencijalnom projektu.
Scenario 2: Kreiranje novog projekta
Korisnik: Projektni menadžer
1. Projektni menadžer se prijavljuje u PM aplikaciju i bira opciju "Novi projekat"
2. Unosi u standardizovanom obrascu (templejtu) "Projektni okvir" osnovne informacije o projektu: naziv, opis, ciljevi,
obim, rokovi, ključne tačke projekta (milestones), centralnu projektnu email adresu…
3. Dodaje članove tima i dodeljuje im zadatke.
4. Definiše budžet i resurse za projekt.
5. Ažurira status projekta na "Aktivan" nakon kreiranja (promijenite u odgovarujući status)
Očekivani rezultat: Projektni menadžer može lako kreirati novi projekat (podprojekte) unutar PM aplikacije.
Scenario 3: Dinamičko i resursno planiranje projekta
Korisnik: Projektni menadžer
1. Projektni menadžer se prijavljuje u PM aplikaciju i bira modul za dinamičko i resursno planiranje projekta.
2. Pregleda trenutni plan projekta i identifikuje promene u obimu ili rokovima.
3. Pregleda plan kako bi se uzeli u obzir novi zahtevi ili promene prioriteteta.
4. Proverava dostupne resurse u timu i raspoređuje ih na zadatke.
5. Pravi plan sa novim rasporedom zadatka i potrebnih resursa.
6. Obaveštava članove tima o promjenama u planu.
Očekivani rezultat: Projektni menadžer može dinamički prilagoditi plan projekta, na osnovu promjena u obimu i
resursima putem PM aplikacije, što omogućava bolje upravljanje projektom u realnom vremenu.
Scenario 4: Praćenje napretka projekta
Korisnik: Članovi projektnog tima
1. Članovi projektnog tima se prijavljuju u PM aplikaciju, pregledaju listu projekata i selektuju aktivan projekt.
2. Pregledaju listu dodeljenih zadataka i njihovih rokova, početne instrukcije…
3. Označavaju zadatake po završetku, mijenjajući statuse, redom od: planiranje....pa do "završeni".
4. Ažuriraju procenjeno vreme (utrošene interne resumes) provedeno na zadacima (Karnet).
5. Unose komentare ili napomene o napretku
6. PM sistem treba da automatski šalje upozorenja korisnicima o predstojećim rokovima za njihove zadatke.
Primjer: Ako je zadatak "Projektovanje interijera knjižare" dodeljen arhitekti "Marko" s rokom do datuma "X.X.X", sistem treba poslati upozorenje Marku dva dana prije roka.
Očekivani rezultat: Članovi projektnog tima mogu jednostavno pratiti napredak projekta i dodeljenih
zadataka, olakšavajući koordinaciju i upravljanje projektom.
Scenario 5: Generisanje izveštaja o projektu
Korisnik: Projektni menadžer
1. Projektni menadžer se prijavljuje u PM aplikaciju i bira sekcije za generisanje izveštaja.
2. Selektuje aktivan projekt za koji želi generisati izveštaj.
3. Bira tip izveštaja, na primjer, izveštaj o napretku ili finansijski izveštaj.
4. Generiše izveštaj sa svim relevantnim informacijama o projektu, na bazi standardizovanog obrasca (templejta) "Izvještaj o statusu (progresu) projekta", u kome se unose podaci: status, postignuća, otvorena pitanja...
5. Dijeli izveštaj sa timom ili nadređenima.
Očekivani rezultat: Projektni menadžer može jednostavno generisati i dijeliti izveštaje o projektu putem PM aplikacije, omogućavajući kvalitetnije donošenje odluka i informisanje relevantnih strana.
Scenario 6: Inicijativa za promjene pojektnog okvira
Korisnik: Tim za upravljanje promenama
1. Tim za upravljanje promenama se prijavljuje u PM aplikaciju.
2. Pregleda listu inicijativa za promene projektnog okvira koje su predložene.
3. Analizira svaku inicijativu, uključujući ciljeve i uticaj na projekat.
4. Ocjenjuje prednosti, rizike i troškove svake inicijative.
5. Donosi odluke o prihvatanju (odbacivanju) inicijativa i popunjava standardizovani obrazac (templejt) "Zahtjev za promjene".
6. Ažurira projektni okvir ako je potrebno i prilagođava plan projekta.
Očekivani rezultat: Tim za upravljanje promjenama može efikasno analizirati i upravljati inicijativama za promene projektnog okvira putem PM aplikacije, omogućavajući bolje upravljanje promenama i njihov uticaj na projekt.
Scenario 7: Komunikacija na projektu korišćenjem Odoo Apps
Korisnik: Članovi projektnog tima
1. Članovi projektnog tima se prijavljuju u Odoo projektni portal putem svojih naloga.
2. Rade navigaciju do projekta na kojem rade.
3. Pregledaju projektnu tablu sa aktivnostima da bi videli najnovije obavještenja i promene na projektu.
4. Koriste sistem internih poruka (chat) modul unutar Odoo aplikacije, za direktnu komunikaciju sa članovima tima. Mogu kreirati nove razgovore ili pridružiti se postojećim.
5. Razmenjuju poruke, informacije i dokumente sa kolegama u realnom vremenu.
6. Kreiraju tematske grupe-kanale komunikacije za diskusiju o specifičnim aspektima projekta.
7. Ažuriraju aktivnosti na projektnoj tabli i obavještavaju tim o napretku ili promjenama u projektu.
Očekivani rezultat: Članovi projektnog tima mogu efikasno komunicirati i koordinisati svoj rad na projektu,
korišćenjem Odoo aplikacija za chat i tablu sa aktivnostima, što omogućava bolju razmenu informacijs i generalno
doprinosi kvalitetnijoj projektnoj saradnji.
Scenario 8: Kontroling projekta
Korisnik: Projektni kontrolor
1. Projektni kontrolor se prijavljuje u PM aplikaciju.
2. Pregleda aktuelne izveštaje o projektu i ključne performanse.
3. Upoređuje stvarne rezultate sa planiranim vrednostima.
4. Identifikuje odstupanja i eventualne probleme u izvodjenju projekta.
5. Razvija akcione planove za rešavanje problema ili za prilagođavanje plana (ako je potrebno).
6. Ažurira izveštaje o napretku i dijeli ih sa relevantnim osobama.
Očekivani rezultat: Projektni kontroling može efikasno kontrolisati projektne performanse, identifikovati probleme i
preduzeti odgovarajuće korake za njihovo rješavanje putem, omogućavajući efikasnije upravljanje projektom.
Scenario 9: Rad na terenu korišćenjem Odoo projektnog portala
Korisnik: Terenski član projektnog tima (Portalski korisnik)
1. Terenski član tima se prijavljuje na Odoo projektni portal (mobilnog uređaj, računara).
2. Pregleda listu dodijeljenih mu projekata i selektuje aktuelni projekat.
3. Pristupa projektu i pregleda dodeljene zadatke.
4. Uzima sve potrebne informacije i resurse za terenski rad, kao što su planovi i tehničke specifikacije.
5. Unosi podatke o napretku terenskog rada, uključujući provedeno vrijeme i potrebne izveštaje.
6. Po potrebi fotografije prilaže uz izveštaje.
7. Ažurira status zadataka, za završene mijenja status u "završeni".
8. Unosi eventualne komentare ili probleme na koje je uočio tokom terenskog rada.
9. Sistem automatski ažurira centralnu projektnu bazu podataka sa informacijama o terenskom radu.
Očekivani rezultat: Projektni član terenskog tima može efikasno raditi na terenu, pristupajući i ažurirajući projektne podatke putem Odoo projektnog portala, omogućavajući kvalitetnije praćenje terenskog napretka i komunikakcije sa projektnim timom I kancelarijom.
Scenario 10. Finansijski menadžment projekata i portfolio (PPM)
Korisnik: Portfolio-PM, PM, Finansijski menadžer
Proces se odvija u modulu koji je integrisan sa finansijama i računovodstvenim sistemom.
Scenario 11. Upravljanje rizicima projekta
Korisnik: Projektni menadžer
1. Projektni menadžer se prijavljuje u PM aplikaciju.
2. Radi navigaciju do sekcije za upravljanje rizicima projekta.
3. Identifikuje potencijalne rizike koji mogu uticati na projekt.
4. Ocjenjuje svaki rizik u smislu verovatnoće i uticaja na projekt.
5. Razvija planove za upravljanje rizicima, uključujući preventivne i korektivne mere.
6. Prati i ažurira rizike tokom vremena i primenjuje odgovarajuće mjere (kad je to potrebno).
7. Obaveštava članove tima o identifikovanim rizicima i planovima za njihovo upravljanje.
Očekivani rezultat: Projektni menadžer može efikasno identifikovati, ocijeniti i upravljati rizicima projekta putem PM aplikacije, što doprinosi smanjenju potencijalnih problema i vodi uspješnom izvodjenju projekta.