Approval

Odoo nudi širok spektar opcija za kreiranje sistema odobravanja u različitim modulima. Evo pregleda mogućnosti koje Odoo može ponuditi za implementaciju sistema odobravanja:

1. Standardni sistem odobravanja u modulima

• Nabavka (Purchase): Možete postaviti ograničenja i pravila za odobravanje nabavki prema vrijednosti narudžbenice, tipu proizvoda ili dobavljaču. Viši rang korisnika (npr. menadžeri) može imati pravo odobravanja nabavki preko određenih finansijskih pragova.
• Prodaja (Sales): Prodajni tim može koristiti sistem odobravanja za posebne cijene, popuste ili određene zahteve klijenata koji izlaze iz standardnih politika.
• Fakturisanje (Invoicing): Ovaj modul omogućava odobravanje izdavanja faktura pre slanja klijentima ili knjiženja troškova u finansijama.
• Odobrenje za Odsustvo (Leave Management): Zaposleni mogu podnijeti zahtjeve za odmor koji idu na odobrenje nadređenima ili HR timu.
• Rashodi (Expenses): Odoo nudi automatski proces odobravanja rashoda zaposlenih, gdje se troškovi pregledaju i odobravaju prema unaprijed definisanim pravilima.

2. Odoo Studio za prilagođene procesne tokove odobravanja

Pomoću Odoo Studio-a, možete prilagoditi postojeće module ili kreirati potpuno nove procese koji uključuju odobravanja. Na primer, možete izgraditi dodatne nivoe autorizacije za dokumente ili napraviti specifične korake za odobravanje u workflow.

3. Automatizacije i pravila u Workflow-u

Automatizacija zadataka: Odoo omogućava automatske akcije prema unapred definisanim pravilima – npr., automatsko pokretanje odobrenja kada se dostigne određeni prag vrednosti dokumenta.
Sekvencijalno odobravanje: Na primer, prije nego što narudžbenica bude završena, može zahtijevati odobrenje od strane jednog ili više menadžera po određenom redosledu.

4. Podešavanja prava pristupa i uloga (Roles & Permissions)

Možete podesiti specifične uloge koje će imati prava na pregled, odobravanje, ili odbijanje zahteva. Na taj način obezbeđujete da samo autorizovani korisnici mogu odobravati dokumente na odgovarajućem nivou.

5. Odoo Sign (Elektronski Potpisi)

Elektronski potpisi omogućavaju verifikaciju i autorizaciju pravno obavezujućih dokumenata. Korisno za odobrenja ugovora, ponuda, ili važnih internih dokumenata.

6. Modul za automatsko održavanje evidencije odobravanja

Odoo ERP održava sve odobrene i odbijene zahteve u centralizovanoj bazi, što omogućava pregled prošlih odobrenja i audit trail za sve transakcije.

7. Integracije sa E-mail obavještenjim

Prilikom kreiranja zahteva za odobrenje, Odoo automatski šalje obavještenja nadležnim osobama putem e-maila. Možete prilagoditi obavještenja kako biste se osigurali da svi relevantni učesnici budu informisani.

Odoo takođe pruža opcije za integraciju sa drugim alatima kao što su Slack, Microsoft Teams ili dodatnim eksternim sistemima, što dodatno može olakšati upravljanje procesima odobravanja.

Odoo Approvals Documentation

Primjeri:

📄 Salesforce Approval process       

Dashboard Odoo Approval      

Creating Approval Route

The creation of approval routes enables the establishment of flexible and dynamic rules to generate a list of users who must sequentially approve a document for it to be considered fully approved.

With this module, you can add an unlimited number of stages, each with multiple custom conditions. To include a user in the approval cycle, the system can evaluate factors such as the document's total amount, the selected partner, company, country, or specific products and analytical accounts used. Another noteworthy feature of the module is the ability to specify custom conditions using Python code to add an approver to the approval cycle.

Here is some example of PO approval route:

There are 6 stages in this approval route. But only the "Supply Manager" stage was added without any custom conditions. It means that the supply manager is responsible for approving all purchase orders initiated using this approval route.

Document Approval Workflow

Improve your document management and approval process!

Dynamic, Customizable and Flexible approval system for documents and document packages.

Key Features:

•  Multi Company features of Odoo System are supported
•  Any user can initiate unlimited approval process for documents
•  Pre-defined team of approvers or custom flow specified by the initiator
•  Parallel or serial (step-by-step) approval route for documents
•  Multi-level approval workflow for document packages

Složeni Approvals Workflow procesi:

...

Ponuda Odoo Approval app za non-Odoo users

Odoo Approval app može funkcionisati kao univerzalni servis za odobravanja, omogućavajući kompanijama koje ne koriste Odoo ERP sistem da centralizuju i unaprede procese odobravanja, za različite tipove zahtjeva i dokumenata. Evo kako bi ova aplikacija mogla biti pozicionirana za firme koje žele samo rješenje za odobravanja:

Ključne funkcionalnosti za univerzalni sistem odobravanja

1. Centralizovano odobravanje za više procesa
   Firme mogu koristiti Odoo Approval za: odobravanje nabavki, prodajnih ponuda, ugovora, internih dokumenata, budžeta i drugih ključnih dokumenata. Sistem može raditi kao centralizovana platforma, gde svi zahtevi prolaze kroz standardizovan proces odobravanja.
   
   
2. Prilagodljiv workflow za različite tipove zahteva
   Odoo Approval omogućava firmama da kreiraju prilagođene tokove odobravanja za svaki tip dokumenta ili zahteva. 
   Na primjer, nabavke i budžeti mogu zahtevati višefazna odobrenja, dok prodajnim ponudama može biti potrebna potvrda određenih nivoa menadžmenta.
   
   
3. Automatizovani prikazi i statusi zahteva
   Korisnici imaju pristup jednostavnom dashboard-u koji prikazuje sve zahtjeve na čekanju, odobrene i odbijene, omogućavajući brz pregled statusa i transparentnost procesa.
   
   
4. Prava pristupa i uloga po korisnicima
   Pomoću fleksibilnog sistema za dodjelu prava pristupa, moguće je podesiti različite uloge u procesu odobravanja, tako da samo ovlašćeni korisnici mogu pregledati, odobravati ili odbijati određene zahtjeve.
   
   
5. Notifikacije i obaveštenja
   Sistem šalje automatske notifikacije putem e-maila ili SMS-a kada novi zahtjev bude kreiran ili kada je potrebno odobrenje, što poboljšava brzinu reakcije i smanjuje vreme čekanja u izvodjenju procesa.
   
   
6. Integracija sa postojećim sistemima
   Za kompanije koje koriste CRM, ERP, ili DMS (Document Management System), Odoo Approval može biti integrisan putem API-ja, kako bi omogućio efikasno povezivanje sa postojećim sistemima i olakšao razmenu podataka.

Prednosti za klijente

• Povećana efikasnost: Automatizovani workflow i notifikacije ubrzavaju proces odobravanja, smanjujući kašnjenja i čekanja na različitim nivoima odobravanja.
• Poboljšana transparentnost: Sve faze odobravanja su dokumentovane i lako dostupne, što omogućava bolju kontrolu nad procesima i lakši auditing.
• Fleksibilnost i skalabilnost: Aplikacija je prilagodljiva različitim industrijama i obimima poslovanja, omogućavajući firmama da proširuju procese odobravanja po potrebi.
• Pristupačnost i bezbjednost: Pristup aplikaciji je moguć putem web-a ili mobilnih uređaja, a sistem obezbjeđuje sigurnost podataka putem prava pristupa i autentifikacije.

Ova vrsta Odoo Approval usluge mogla bi biti prodavana kao SaaS rješenje, uz pristupačnu mesečnu pretplatu, i mogla bi služiti kao „prva faza“ za firme koje bi kasnije mogle razmotriti punu Odoo implementaciju kada se pojave dodatne potrebe za ERP-om.

Evo primera scenarija u kojem firma koristi Odoo Approval kao univerzalni servis odobravanja za nabavke, gdje svaki zahtev za nabavku prolazi kroz centralizovani proces odobravanja.

Scenario: Proces odobravanja za nabavke

Kontekst: Firma XYZ koristi Odoo Approval za odobravanje nabavki kancelarijskog materijala i opreme. 
Definisali su pravila odobravanja koja zavise od vrednosti nabavke i vrste proizvoda. Na primer:

• Nabavke ispod 1.000 EUR može odobriti samo menadžer nabavke.
• Nabavke između 1.000 i 5.000 EUR zahtevaju dodatno odobrenje od strane finansijskog menadžera.
• Nabavke iznad 5.000 EUR zahtevaju finalno odobrenje direktora.

Procesni koraci

1. Inicijacija zahteva za nabavku
   • Zaposleni iz sektora nabavke kreira zahtev u Odoo Approval aplikaciji, unoseći podatke kao što su: vrsta proizvoda, količina, dobavljač, cena, i ukupna vrednost nabavke.
   • Sistem automatski kategorizuje zahtev prema vrednosti i pokreće workflow odobravanja u skladu sa definisanim pravilima.
     
     
2. Prvo odobrenje:  menadžer nabavke
   • Menadžer nabavke prima automatsko obaveštenje putem e-maila ili notifikacije u aplikaciji o novom zahtevu.
   • Menadžer otvara zahtev i pregledava sve relevantne informacije. Ukoliko su podaci tačni, menadžer može kliknuti na "Odobri".
   • Ako zahtev premašuje 1.000 EUR, sistem automatski preusmerava zahtev na sledeći nivo – finansijskog menadžera. U suprotnom, proces se završava i nabavka je odobrena.
     
     
3. Drugo odobrenje: finansijski Menadžer
   • Finansijski menadžer prima obaveštenje o zahtevu koji treba dodatno odobrenje zbog njegove vrednosti.
   • Nakon pregleda troškova i budžeta, finansijski menadžer odlučuje da li će odobriti ili odbiti zahtev.
   • Ako je iznos preko 5.000 EUR, zahtev se automatski preusmerava na direktora za finalno odobrenje.
     
     
4. Finalno Odobrenje: direktor
   • Direktor prima obaveštenje o zahtevu sa vrednošću iznad 5.000 EUR. Pregledava sve detalje i donosi odluku.
   • Ukoliko direktor odobri, proces odobravanja se završava i zahtev je sada spreman za realizaciju. U suprotnom, direktor može dodati komentar sa razlogom za odbijanje i zahtev se vraća sektoru nabavke na reviziju.
     
     
5. Automatska evidencija i obaveštenja
   • Po završetku odobravanja, svi učesnici u procesu primaju potvrdu o statusu zahteva.
   • Sistem automatski arhivira zahtev i čuva ga za buduće preglede ili auditing.
     
     
6. Pregled i analiza procesa
   • Menadžeri imaju pristup dashboard-u u Odoo Approval aplikaciji gde mogu pregledati sve odobrene, odbijene ili zahteve na čekanju, kao i ukupne troškove po kategoriji nabavki.

Prednosti ovakvog pristupa:

• Brzina i transparentnost: Svi koraci se odvijaju u realnom vremenu sa automatskim obaveštenjima, smanjujući čekanje i manualne aktivnosti.
• Praćenje i revizija: Kompletna evidencija o svakoj nabavci je dostupna za pregled i analizu, omogućavajući bolju kontrolu troškova i lakši auditing.
• Prilagodljivost i skalabilnost: Pravila odobravanja se lako mijenjaju i prilagođavaju kako bi odgovorila na buduće potrebe firme.

Ovakav proces omogućava centralizovanu i preglednu kontrolu nad svim odobravanjima, sa fleksibilnošću koja firmi omogućava prilagođavanje u zavisnosti od promena u politikama ili budžetima.

Nedostaci ovakvog pristupa:

Glavni nedostaci Odoo Approval sistema kao univerzalnog servisa za firme koje ne koriste kompletan Odoo ERP mogu uključivati sledeće:

1. Ograničena Integracija sa drugim sistemima

• Odoo Approval aplikacija u izolaciji može imati ograničene mogućnosti integracije sa postojećim poslovnim softverima koje firma već koristi (npr., ERP, CRM, ili sistemi za upravljanje dokumentima).
• Bez pune integracije, proces odobravanja može ostati parcijalan, jer bi korisnici morali manuelno prenositi podatke između sistema, što povećava mogućnost grešaka i smanjuje efikasnost.

2. Neefikasnost u procesima koji zahtijevaju više podataka

• Samostalna aplikacija za odobravanje može imati poteškoća u radu sa kompleksnim zahtevima, gde je potrebno pristupiti velikom broju podataka iz drugih sistema, poput nabavnih planova, istorijskih budžeta ili drugih finansijskih informacija. Korišćenje sistema bez potpune ERP integracije može otežati donosioce odluka, koji moraju da prikupljaju dodatne podatke ručno.

3. Oslanjanje na manualne procedure za upravljanje dokumentima

• Bez modula za upravljanje dokumentima (DMS), svi dodatni prateći dokumenti kao što su ponude dobavljača, ugovori, ili specifikacije moraju biti učitavani ručno u aplikaciju. Ovo može otežati brzo pronalaženje potrebne dokumentacije tokom procesa odobravanja, čime se produžava vreme donošenja odluka.

4. Moguća ograničenja u prilagodbi procesa

• Odoo Approval nudi osnovne opcije za prilagođavanje, ali firme sa složenim procesima odobravanja ili specifičnim industrijskim zahtjevima možda će naići na ograničenja u definisanju kompleksnijih workflow-a, automatizacije ili pravila odobravanja.
• Na primer, organizacije sa potrebom za specifičnim koracima u odobravanjima (npr. dodatne provere ili paralelna odobravanja) mogu imati poteškoća u implementaciji takvih rješenja unutar standardne aplikacije.

5. Dodatni troškovi za dugoročnu skalabilnost

• Za firme koje planiraju dugoročnu digitalnu transformaciju, može se pokazati da izolovana aplikacija za odobravanje postaje nedovoljna, čime se povećavaju troškovi prelaska na pun ERP sistem.
• Ako organizacija u budućnosti odluči da integriše pun Odoo ERP, troškovi tranzicije i dodatne obuke mogu biti značajni, naročito ako se moraju rekonfigurisati svi procesi ili prenijeti podaci.

6. Potencijalna složenost za korisnike

• Zaposleni u firmi koji nisu upoznati sa Odoo interfejsom ili koji koriste različite alate mogu se suočiti sa poteškoćama prilikom usvajanja Odoo Approval aplikacije. Takođe, prelazak na novu platformu može zahtevati obuku ili podršku, što može dodatno opteretiti resurse.

Ovi nedostaci mogu biti značajni u zavisnosti od veličine firme, složenosti postojećih procesa i tehnološke infrastrukture. 
Za kompanije sa složenim procesima i visokim zahtevima integracije, možda bi bilo vrijedno razmotriti pun ERP sistem ili razmatranje prilagođene integracije, kako bi Odoo Approval bio povezan sa ključnim alatima i resursima u firmi.